Az igény, a munka és a számlázási adatok egymásra épülhetnek. Áttekintjük a folyamatát, és összekapcsoljuk azokat a lépéseket, amelyek ma sok idejét viszik el.
Egy konkrét folyamattal kezdünk. A terjedelmet és az árat előre egyeztetjük.
A mintacégnek* készülékszervizre van szüksége.
Eredmény: teljesebb érdeklődés és egyértelmű felelősség a válaszért.
* Kitalált példa. A bemutató nem küld el semmit, és nem használ valódi adatokat.
A megoldást a munkájához választjuk. Ha a megfelelő funkció már elérhető a szoftverében, annak beállításával kezdünk.
Az üzenetek különböző helyekre érkeznek, és hiányoznak belőlük a válaszhoz szükséges adatok. Az űrlap segít az ügyfélnek megadni az igényét, a nyilvántartás pedig megmutatja, ki foglalkozik vele.
Figyeljük az igény teljességét és a munkatárs első válaszáig eltelt időt. Az ár és a kötelező határidő jóváhagyása továbbra is a cég feladata.
A beérkezett igény adatai továbbvihetők a munkához, a munkalaphoz és a jegyzőkönyvhöz. A csapat látja az állapotot, és tudja, mit kell még elvégezni.
Figyeljük az adminisztrációra fordított időt és az ismételt adatbevitelt. A munka befejezése és jóváhagyása külön lépés.
Az elvégzett munkának nem kell a kimutatások kézi összeállítására várnia. Áttekintést készítünk az ellenőrizendő tételekről, és ellenőrizzük az átvitelüket a könyvelőrendszerébe.
A fizetések ellenőrzését és az emlékeztetőket a rendelkezésre álló adatok alapján külön vizsgáljuk meg. Először ellenőrizzük a számlázószoftvere lehetőségeit.
Egy kisebb próbabevezetéssel a saját munkájában ellenőrizhetjük a megoldást.
Áttekintünk egy konkrét esetet, a használt eszközöket és a kézi munkát igénylő pontokat.
Meghatározzuk a bemeneteket, a kimeneteket, az integrációkat, a bevezetés és üzemeltetés árát, valamint az ellenőrzés módját.
Összehasonlítjuk a valós esetek kezelését. Az eredmény alapján javasoljuk a következő lépést.
Az ARAZU a céges ügyfelek, rendelések, készülékek és szervizügyek közös nyilvántartására készül.
Foglalkozunk továbbá az alábbiakkal: időpontfoglalás, emlékeztetők, értékelések és jelentések. Az automatizálás meglévő weboldalával is működhet.
Először megvizsgáljuk a már használt eszközöket. Elég lehet egy meglévő funkció beállítása vagy egy kisebb integráció. Saját rendszert a folyamat igényei alapján javaslunk.
Tervezéskor meghatározzuk, hogyan rögzül a feldolgozatlan feladat, ki látja a hibát, és hogyan történik az újrapróbálkozás. Ezt a folyamatot az éles használat előtt ellenőrizzük.
A szabályokat az adott folyamathoz egyeztetjük. Választervezetet vagy adatokat a rendszer is előkészíthet; az árajánlatoknak, kötelező határidőknek és érzékeny módosításoknak kijelölt jóváhagyójuk lesz.
Az árat a folyamat és az integrációk felmérése után határozzuk meg. Külön kezeljük a bevezetést, a rendszeres üzemeltetést és az esetleges licenceket. Kezdés előtt ismerni fogja a terjedelmet és a költségeket.
Indulás előtt egyeztetjük a hozzáféréseket, az adatok tulajdonjogát, a mentéseket, valamint az adatok átadásának vagy exportálásának módját az együttműködés lezárásakor.